For mange virksomheder er webshoppen langt mere end et digitalt udstillingsvindue. Den er et centralt salgsværktøj, der skal fungere i tæt samspil med virksomhedens øvrige systemer – især ERP, men ofte også PIM, CRM og lagerstyring. Når systemerne taler sammen, skaber det både effektivitet, færre fejl og bedre kundeoplevelser. Men integration mellem webshop og ERP er ikke noget, man bare slår til med et klik.

Der findes mange faldgruber og mindst lige så mange tekniske og forretningsmæssige valg, der skal tages. Derfor kigger vi her nærmere på, hvordan din virksomhed kan opnå en vellykket integration, og hvorfor det er vigtigt at tænke i både dataflow, arkitektur og forretningsprocesser.

Hvorfor integrere webshop og ERP?

Når webshop og ERP er forbundet korrekt, slipper du for dobbeltarbejde og manuelle fejl. Nogle af de klassiske fordele er:

  • Automatisk synkronisering af lagerstatus, så kunder ikke bestiller varer, der ikke er på lager
  • Opdatering af priser og produktinformationer, så webshoppen altid viser korrekte data
  • Automatisk overførsel af ordrer, så salgsdata fra webshoppen lander direkte i ERP
  • Bedre håndtering af forsendelse og fakturering, uden manuelle processer

Men det handler også om noget mere grundlæggende: At virksomheden fremstår professionel og pålidelig over for kunderne, samtidig med at driftsomkostningerne holdes nede.

Planlægning først, teknik bagefter

En integration mellem ERP og webshop bør ikke starte med tekniske løsninger. Den bør starte med at få kortlagt hvilken data, der skal flyttes, hvornår overførslen skal ske, hvordan fejl og uoverensstemmelser skal håndteres samt hvilket system, der ”ejer” data;

  1. Hvilke data skal flyttes – og i hvilken retning?
    Skal lagerstatus kun sendes fra ERP til webshop, eller skal der også sendes returdata? Skal webshoppen hente hele produktkataloget, eller kun udvalgte varer?
  2. Hvornår skal data overføres?
    Er det vigtigt, at lagertal opdateres i realtid, eller er det nok med opdateringer hver time? Hvor ofte må ordrer overføres?
  3. Hvordan håndteres fejl og uoverensstemmelser?
    Hvad sker der, hvis et produkt mangler i ERP, men findes i webshoppen eller omvendt? Skal systemet give en advarsel, eller stoppe integrationen?
  4. Hvem ejer hvilke data?
    Det er vigtigt at definere, hvilket system der er den “primære” kilde for fx priser, produktbeskrivelser, kundeoplysninger osv.

Integration i praksis – datatyper og flows

Her er en række dataområder, der typisk skal håndteres:

Produktdata

  • Navn, beskrivelse, billeder, priser, varianter
  • Typisk kommer disse fra ERP eller PIM, og sendes til webshoppen

Lagerstatus

  • Hvor mange enheder er på lager?
  • Kommer næsten altid fra ERP, og vises i webshoppen

Ordrer

  • Når en kunde bestiller, skal ordren sendes til ERP for behandling, fakturering og bogføring
  • Ordrer fra webshoppen kan også opdatere CRM med nye kontaktdata

Kundeinformation

  • Ofte skal kundedata fra webshop oprettes i ERP og CRM
  • Nogle virksomheder vælger at validere eller berige disse data før de overføres

Vælg en fleksibel webshopplatform

Når du ved, at du skal integrere din webshop med fx ERP, er det en fordel at vælge et fleksibelt webshop CMS. Magento er en af de mest udbredte open source-webshopplatforme, og den er kendt for sine stærke integrationsmuligheder. Den er baseret på en modulær arkitektur og understøtter både REST- og GraphQL-API’er, hvilket gør det muligt at skræddersy integrationer til næsten alle forretningssystemer.

Fordele ved at bruge Magento i en integreret løsning:

  • Skalerbarhed: Magento egner sig til både små og meget store kataloger og ordremængder
  • Udvidelsesmuligheder: Tredjepartsmoduler og egenudvikling gør det muligt at tilpasse integrationerne
  • Multisite og multistore: Magento kan håndtere flere webshops fra én backend – ideelt hvis ERP skal styre flere forretningsenheder
  • Tæt samspil med PIM og CRM: Det er oplagt at koble Magento til et PIM-system (som fx Pimcore) for at berige produktdata – og til CRM for at få et komplet kundebillede

5 gode råd til en succesfuld integration

Det er sjældent selve teknikken, der vælter en integration. Det er manglende afklaring og forventningsafstemning. Med de rette forberedelser og en gennemtænkt tilgang kan I undgå mange af de typiske faldgruber. Her får I fem konkrete råd, der øger chancen for, at integrationen mellem ERP og webshop bliver en succes – både på kort og lang sigt.

  1. Start med behovet, ikke teknologien
    Kortlæg forretningsmålene og definer de vigtigste datamæssige flows, inden du vælger integrationsmetode.
  2. Involver de rette kompetencer
    Både forretningsforståelse og teknisk knowhow er nødvendige for at få integrationen til at lykkes.
  3. Tænk langsigtet
    Behovet vokser med tiden: Byg integrationen, så den kan skaleres og tilpasses fremtidige forandringer.
  4. Test og kvalitetssikring
    Gennemfør grundige tests af både data og brugerrejser før integrationen sættes i drift.
  5. Dokumentér løsningen
    Gør det klart, hvordan integrationen fungerer, og hvem der har ansvar for hvad. Det gør det lettere at vedligeholde og fejlfinde.